เทคนิคการบริหารเวลา

ขงเบ้งสอนเล่าปี่เกี่ยวกับเทคนิคการบริหารเวลา

ครั้งหนึ่ง เล่าปี่ขอขงเบ้งให้แนะนำวิธีสร้างตนให้เป็นมหาเศรษฐีแห่งดินแดน

ขงเบ้งว่า… งานใหญ่เช่นนี้ ต้องวางแผนและรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

เล่าปี่กล่าวว่า …
“ ข้าฯ เห็นด้วยในหลักการแต่ทว่าข้าฯมีงานมากมายที่ต้องทำทุกวันจนเวียนเกล้าเวียนศีรษะ ไม่เคยมีเวลาพอที่จะจัดการทุกสิ่งทุกอย่างได้เลย “
ขงเบ้งให้ลูกน้องไปเตรียมก้อนหิน ก้อนกรวด ก้อนทราย และน้ำจำนวนหนึ่งพร้อมถังเหล็กใหญ่หนึ่งใบ

เล่าปี่ถามด้วยความแปลกใจ “ ท่านเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้เพื่ออะไร ”
ขงเบ้งยิ้มอย่างมีเลศนัยพร้อมกับตอบด้วยคำถามว่า “ท่านบริหารเวลาด้วยวิธีใด”

เล่าปี่ตอบว่า…“ ข้าฯเคยคิดว่าข้าฯมีเทคนิคที่ดีอยู่แล้วคือใช้วิธีมอบหมาย ข้าฯมีผู้ช่วยอยู่รอบด้านตั้งแต่กวนอู เตียวหุย เจ้าหยุน ฯลฯ ซึ่งช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่ด้านต่างๆ แต่งานทั้งหลายก็ยังพันกันอีนุงตุงนัง ไม่สามารถปรับให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลดีขึ้นได้ เดิมข้าฯคิดว่าข้าฯ คือ แมลงวันไม่มีหัวอยู่ตัวเดียว แต่หลังการใช้ระบบมอบหมายงานกลับกลายเป็นว่า ปัจจุบันมีแมลงวันหัวขาดเป็นฝูง”
ขงเบ้งฟังแล้วจึงเริ่มอธิบายว่า…
“ เทคนิคการบริหารเวลาสามารถแบ่งเป็นสูง กลาง และต่ำ สามขั้น  ขั้นต่ำเน้นการใช้เศษกระดาษบันทึก  ขั้นกลางเน้นการใช้แผนดำเนินงาน และตารางโปรแกรมประจำวันซึ่งสะท้อนความสำคัญของการวางแผน ส่วนขั้นสูงเน้นการจัดการโดยแบ่งแยกประเภทของหน้าที่การงานตามดีกรีความสำคัญของงาน เพื่อพิจารณาลำดับความเร่งด่วนในการจัดการงานดังกล่าว  ทั้งสามขั้นต่างมีเรื่องการมอบหมายงานเกี่ยวข้องอยู่ด้วยตามความต้องการของปริมาณและลักษณะเฉพาะของงานแต่ละชิ้น ”

เล่าปี่สารภาพว่า “ หากพิจารณาตามการแบ่งขั้นของเทคนิคการบริหารเวลาแล้ว ข้าฯ ยอมรับว่าวิธีของข้าฯอยู่ที่ขั้นต่ำ เพราะใช้แค่สลิปบันทึก”
ขงเบ้งชี้ไปที่ถังเหล็กกับกองวัสดุที่ผู้ช่วยได้เตรียมไว้มุมห้องพร้อมกล่าวว่า “ คำตอบของการบริหารขั้นสูงอยู่ในถังเหล็กใบใหญ่นี่แหละ!

ความจุของถังใบนี้ เปรียบเสมือนขีดความสามารถของคนคนหนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง
ก้อนกรวดเปรียบได้กับงานที่สำคัญและเร่งด่วน
ก้อนหินคือภาระที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
เม็ดทรายเปรียบได้กับภาระที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
น้ำคือหน้าที่ที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน ”

ขงเบ้งอธิบายพลางวาดผังประกอบคำอธิบายดังตารางประกอบด้านล่างนี้

“ ปกติท่านเน้นงานประเภทใด ”  ขงเบ้งถาม
“ ก็ต้องเป็นประเภท ก.  ”  เล่าปี่ตอบอย่างไม่ลังเล
“ แล้วงานประเภท ข. ล่ะ ”   ขงเบ้งถามต่อไป
เล่าปี่ตอบว่า “ ข้าฯ ตระหนักถึงความสำคัญของงานประเภท ข. แต่ไม่มีเวลาพอที่จะสนใจมัน”
“ เป็นอย่างนี้ใช่ไหม ”  ขงเบ้งถามพลางใส่กรวดลงไปในถังเหล็กจนเต็มแล้วพยายามใส่ก้อนหินตามซึ่งใส่ไม่ได้ (กรวดเล็กกว่าหิน)
เล่าปี่ตอบว่า “ ใช่ “
“ และหากเปลี่ยนวิธีบรรจุใหม่ล่ะ ”   ขงเบ้งถามต่อพลางใส่ก้อนหินทีละก้อนเข้าไปในถังก่อนจนใส่ไม่ได้แล้วจึงถามเล่าปี่อีกว่า  “ ตอนนี้ถังเหล็กเต็มแล้วจะใส่ลงไปอีกไม่ได้ใช่ไหม? ”   ซึ่งเล่าปี่ตอบว่า “ ใช่ “
“ จริงหรือ ? ”  ขงเบ้งถามแล้วหยิบก้อนกรวดใส่เข้าไปข้างบนถังแล้วเขย่าให้ก้อนกรวดตกลงไปในถังจนหมด  “ บัดนี้ถังเหล็กใบนี้ใส่อะไรลงไปอีกได้หรือไม่? ” ขงเบ้งพูดพลางเทเม็ดทรายลงไปจนหมด  “ แล้วทีนี้ล่ะ ใส่อะไรลงไปอีกได้ไหม ? ”  ขงเบ้งถามต่อ แต่ก่อนที่เล่าปี่มีโอกาสตอบ ขงเบ้งก็ตักน้ำที่เตรียมไว้ใส่ลงไปในถังเหล็กอีกจนหมด  “ ตอนนี้ท่านเข้าใจความหมายของการทดลองนี้หรือยัง ? ” เล่าปี่ตอบว่า “ เข้าใจแล้ว นี่คือสิ่งที่ท่านกล่าวถึงเมื่อสักครู่เกี่ยวกับการจัดการแบบแยกประเภทและเลือกการจัดการก่อนหลังใช่ไหม ? ”
ขงเบ้งตอบว่า “ ใช่แล้ว  การทดลองชี้ให้เห็นว่าหากถังเหล็กตั้งแต่แรกก็เติมเต็มด้วยก้อนกรวด ทราย  และน้ำ  ก็คงไม่มีโอกาสใส่ก้อนหินลงไปได้  แต่ถ้าใส่ก้อนหินลงไปก่อน  ในถังยังมีเนื้อที่ที่จะใส่สิ่งอื่นๆเข้าไปได้อีก ดังนั้น การบริหารเวลาที่ได้ผลต้องดูว่า อะไรคือก้อนหิน อะไรคือก้อนกรวด เม็ดทรายและน้ำ และไม่ว่าจะเป็นประการใดก็ต้องใส่ก้อนหินลงไปในถังเป็นอันดับแรก ”
เล่าปี่ยังถามว่า “ แล้วการวิเคราะห์แยกแยะเรื่องต่างๆออกเป็นสี่หมวดนี้มีผลอย่างไร ”
ขงเบ้งตอบว่า “ บุคคลจำพวกที่ว้าวุ่นอยู่กับเรื่องราวประเภทก้อนกรวดย่อมมีความรู้สึกถูกเวลากดดันและวนเวียนอยู่ในแดนวิกฤตจนอ่อนล้า  พวกที่เน้นเรื่องประเภทเม็ดทรายจะขาดพลังสร้างสรรค์  ชอบฟังคำพูดเพราะหู คบคนแบบผิวเผิน  พวกที่นิยมเรื่องราวประเภทน้ำมักบกพร่องเรื่องสำนึกรับผิดชอบแม้กระทั่งเรื่องสารทุกข์สุกดิบของตนเอง ”
เล่าปี่ถามว่า “เป็นไปได้ไหมที่ว่าถ้าเน้นก้อนหินมากเกินไปจะมองข้ามก้อนกรวด เพราะก้อนกรวดมากับความเร่งด่วน ?”

“ ท่านทราบไหมว่าก้อนกรวดมาจากไหน? ก็มาจากก้อนหินที่แตกสลายไง ” ขงเบ้งตอบ
“ คนที่ให้ความสำคัญกับเรื่องประเภทก้อนหินจะมีก้อนกรวดน้อย คนที่เน้นก้อนกรวดก็จะมีก้อนกรวดเยอะตลอด “

ขงเบ้งสอนต่อไปว่า…
“ คนที่อิงเรื่องประเภทก้อนหินเป็นคนมีประสิทธิภาพ เพราะเขาจะเก่งในการวิเคราะห์สถานการณ์ เวลาและสิ่งแวดล้อม  สามารถจับประเด็นหลักของปัญหา สามารถจัดการกับเรื่องเร่งด่วนและควบคุมสถานการณ์ไม่ให้เกินกว่าเหตุ  กล้าฟันธงและใช้มาตรการป้องปราม  บุคคลจำพวกนี้จะมีวิสัยทัศน์  มีอุดมการณ์ เคารพ ระเบียบ สามารถควบคุมตัวเอง  ดำเนินชีวิตอย่างมีวินัย และสามารถทำงานชิ้นใหญ่ได้ ”

เล่าปี่ชื่นชอบทฤษฎี “ วัตถุในถัง “ ของขงเบ้งเป็นอย่างมากพร้อมกับสารภาพว่า “ มาวันนี้ข้าฯเข้าใจอย่างถ่องแท้แล้วว่าการต่อสู้ของข้าฯทำไมจึงยังลุ่มๆดอนๆ  เพราะแม้ว่าข้ามีขุนพลเก่งๆเช่นกวนอูและเตียวหุย  แต่พวกเขาจะก้าวหน้าได้อย่างไรตราบใดที่คนที่มีประสิทธิภาพสูงอย่างพวกเขาจมปลักอยู่กับเรื่องจิ๊บจ๊อย  กับทำงานลักษณะ“ เก็บเม็ดงาแต่ทิ้งแตงโม “ (เจี่ยนเลอจือหมา ติวเลอซีกวา)  ขืนดำเนินตามวิธีนี้ต่อไป ความพยายามของข้าฯที่จะเป็นอภิมหาเศรษฐีนัมเบอร์วันในแผ่นดินก็คงเป็นได้แค่ความฝัน ! ”