RTMS คำภีร์บริหารหน่วยงาน

การเกณฑ์ ( Recruiting )

10 คุณลักษณะ ตัวแทนในอุดมคติ 1. มีการศึกษาในขั้นที่รับการฝึกอบรมได้และทำงานที่มีความซับซ้อนของธุรกิจนี้ได้ 2. มีประวัติความมั่นคงและความสำเร็จ 3. มีประวัติเชื่อถือได้และซื่อสัตย์ 4. มีรูปลักษณะ นิสัย เสียงและการพูด ที่เป็นที่ยอมรับได้ 5. ฐานะการเงินไม่มีปัญหา 6. มีถิ่นฐานที่อยู่ที่ดี 7. มีตลาดธรรมชาติ 8. ปรารถนาที่จะสำเร็จ 9. ปรารถนาที่จะเปลี่ยนแปลงสภาพปัจจุบัน 10. เข้ากันได้กับคนในหน่วยงาน การเกณฑ์ผ่านสำนักจัดหางาน อย่าให้ผู้สัมภาษณ์ติดกับดักของผู้มุ่งหวังที่พูดว่า “สนใจงานขาย”

การฝึกอบรม ( Training )

คนเรียนรู้อย่างไร
1.. คนจะเรียนรู้ได้ดีที่สุดเมื่อมีการจูงใจในการเรียนรู้
2. คนจะเรียนรู้ได้ดีที่สุดเมื่อมีส่วนร่วมในการแสดงออกในเรียนรู้นั้น
3. คนจะเรียนรู้ได้ดีที่สุดเมื่อสิ่งที่สอนคือสิ่งที่เขาได้นำไปใช้
4. คนจะเรียนรู้ได้ดีที่สุดเมื่อมีความรู้ที่ก้าวหน้า

PESOS (ฝึกอย่างไร)
1. PREPARE กระตุ้นความสนใจของ สร้างความปรารถนาที่จะเรียน
2. EXPLAIN กำหนดให้ชัดว่า อะไร ทำไม อย่างไร และเมื่อไร ในการอบรม
3. SHOW สาธิตกิจกรรมที่จะฝึก
4. OBSERVE เฝ้าดูผู้เข้าอบรม ขณะทำการฝึกทำกิจกรรม
5. SUPERVISE ติดตามดูโดยตลอด แก้ไข ปรับแต่ง เสริมให้สมบูรณ์

3R ที่ต้องมีในการอบรม
1. Realism สมจริง
2. Repetition ทำซ้ำ
3. Reward ให้รางวัล

อย่างไรก็ตาม สำหรับตัวแทนแต่ละประเภท จำเป็นอย่างที่จะต้องการจัดการการสอน การดูแลที่แตกต่างกัน เช่น เดียวกับนักเรียนเรียนที่เรียนเก่งเรียนดี มีความสามารถพิเศษ ควรมีการฝึกเป็นพิเศษ แต่ทั่วไปมักพบว่า ผู้จัดการทั้งหลายจะพลาดตรงส่วนนี้กัน กลายเป็นว่า ตัวแทนที่มีคามสามารถมักจะต้องดิ้นรนทำด้วยตัวเอง

การจูงใจตัวแทน ( Motivation )

https://www.insurancethai.net/systematic-goal-planning/

การดูแล ( Supervision )

ประชุมกับตัวแทน

เพื่อ .. ตั้งเป้าหมาย ทบทวนการทำงาน ทบทวนความก้าวหน้า ปรึกษาในการวางแผนอาชีพ ฝึกในการพัฒนาทักษะการขาย สนทนาเรื่องการพัฒนาตนเอง ทำให้มีการสนทนาล่วงหน้าหรือทบทวนตามหลัง สนทนาถึงเรื่องการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ จัดการกับเรื่องร้องทุกข์ แก้ปัญหาความขัดแย้ง

การให้คำปรึกษา

เน้นที่เรื่องการทำงาน (ไม่ใช่เรื่องส่วนตัว) สร้างบรรยากาศของการช่วยเหลือ เพื่อพัฒนาความเข้าใจระหว่างกัน เพื่อสร้างคำมั่นสัญญาที่จะเปลี่ยนแปลง

การนำการประชุมให้คำปรึกษา

ทำให้มีเรื่องกวนใจน้อยที่สุด
ทำให้ตัวแทนรู้สึกสะดวก ได้รับการต้อนรับ และผ่อนคลาย
ชึ้แจงจุดประสงค์ของการประชุม
อธิบายขั้นตอนที่คุณจะปฏิบัติในการประชุม
เปิดการประชุมด้วยความกระชับสั้น เป็นบวกและเป็นกันเอง
แสดงทัศนคติให้เห็นว่าจะช่วยเหลือ
เริ่มต้นโดยการหยั่งดูเรื่องที่จะนำมาคุยเป็นเรื่องหลัก
จริงใจ
สนับสนุนให้ตัวแทนเปิดเผย
ฟังอย่างตั้งใจ ถามแย้ง ถามทวน ตรวจสอบเพื่อความเข้าใจ
ยืนกรานที่จะสนทนาเรื่องเฉพาะปัญหาการทำงาน
บอกตัวแทนให้ชัดเจนว่าคุณต้องการคุยเรื่องอะไร
ขอตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง
ขอให้ประเมินตนเองรักษาความนับถือตนเองของตัวแทนด้วยแสดงการยอมรับในเชิงบวกมากกว่า ลบแนะนำเรื่องที่เป็นลบด้วยแนวทางที่เป็นบวก
อย่าชักม้าเลียบค่าย ให้เข้าเรื่องตรงๆ
นำเสนอเรื่องที่มีแก่นสารเท่านั้น
อย่าแสดงความเห็นของคุณ
ถามความเห็นตัวแทน
หลีกเลี่ยงเหตุที่ตัวแทนควบคุมไม่ได้

การเตรียมการจัดให้คำปรึกษา

เลือกเวลาและสถานที่ ที่สะดวกกับทั้งสองฝ่าย
นัดหมายเวลาด้วยตัวเอง
อย่าจัดประชุมเมื่อฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งรีบร้อนหรือหงุดหงิด
กำหนดว่าตัวแทนต้องเตรียมการอะไรบ้าง
รวบรวมและทบทวนบันทึกที่คุณจะใช้อ้างอิง

เหตุที่ตัวแทนควบคุมไม่ได้

มาตรฐานการทำงานกว้างเกินไป
มาตรฐานการทำงาน ขัดแย้งกับอันอื่น
มาตรฐานการทำงานไม่เหมาะกับระดับทักษะของตัวแทน
วิธีการขายหรือสินค้าไม่เหมาะสมกับตลาดของตัวแทน
ไม่มีเครื่องช่วยขายและความช่วยเหลือทางเทคนิค
ตัวแทนไม่ได้รับการรายงานผลเรื่องการทำงาน
การทำงานไม่ได้ให้ผลดีตามมาที่ชัดเจน

การยุติการประชุมให้คำปรึกษา

สรุปข้อตกลงบนพื้นฐานความจริง
ทบทวนเป้าหมายและกรอบเวลา
จบลงด้วยการบันทึกสิ่งที่เป็นบวก
วางกำหนดการที่จะติดตาม
ยืนยันคำมั่นสัญญาที่คุณจะมีส่วนร่วม

ทำไมผู้จัดการยอมเข้าใจผิด
1. เขาไม่เต็มใจที่ยอมรับข่าวร้าย 2. เขาไม่สามารถยอมรับการถูกวิจารณ์ 3. เขาต้องการให้ทุกสิ่งดูดีไปหมด 4. เขายอมรับข้อมูลล้าสมัยโดยไม่ตรวจสอบ 5. เขาชอบมีตัวแทนคนโปรดและยอมรับทุกอย่างที่ตัวแทนคนนี้พูดว่าเป็นจริง 6. เขาต้องการประจบตัวแทน 7. เขาขาดความสามารถในการแยกแยะเกณฑ์ หรือมาตรฐาน 8. เขารักษาอคติส่วนตัวไว้ 9. เขาเป็นคนลังเล 10. เขาเอาแต่ทำตามใจตัวเอง

ทำไมผู้จัดการได้ข้อมูลล่าช้าหรือไม่ได้ข้อมูล
1. ตัวแทนไม่ต้องการยอมรับความผิด 2. ตัวแทนไม่บอกข้อมูลที่จะทำให้ต้องทำงานที่ไม่น่าพอใจ 3. ตัวแทนเรียนรู้ว่าพูดอย่างไรถึงจะถูกใจผู้จัดการ 4. ตัวแทนเน้นให้เห็นแต่งานที่ดี แต่ซ่อนงานที่ไม่ดีไว้ 5. ตัวแทนคิดว่าตนเองมีศักยภาพที่จะเป็นผู้สำเร็จ ในการบริหาร 6. ตัวแทนไม่ต้องการก่อสถานการณ์ 7. ตัวแทนไม่ต้องการให้เพื่อนของเขามีปัญหา 8. ตัวแทนไม่ต้องการให้ถูกมองว่าเป็นนักสร้างปัญหา 9. ตัวแทนมองว่าแบ่งพรรคแบ่งพวก 10. ตัวแทนไม่ต้องการพูดอะไรที่จะกลับมาทำร้ายตนเองทีหลัง

อุปสรรคที่มีต่อการให้คำปรึกษา

ไปให้ความสำคัญกับเรื่องลบที่เกิดแค่ครั้งเดียว
ทบทวนบันทึกการให้คำแนะนำไม่ดีพอ
คาดเอาว่าตัวแทนได้รับการอบรมและชี้แนะพอเพียงแล้ว
ไม่พอใจเพราะว่าตัวแทนไม่ได้ทำตามวิธีของคุณ
ถูกผลงานดีครอบง่าย แม้จะมีการทำงานไม่ดีก็ตาม
ไปเน้นที่ตัวบุคคล ไม่ใช่การทำงาน
ใช้เหตุผลแบบเดาสุ่ม จากการนั่งเทียนวิเคราะห์

รับมือความขัดแย้ง 1. ต้อนรับความขัดแย้งหรือการไม่เห็นด้วยว่าเป็นหนทางแห่งการพัฒนา 2. อย่าไว้ใจในปฏิกิริยาแรกของคุณ 3. ควบคุมอารมณ์ของคุณไว้ 4. ฟังก่อนที่จะพูด 5. สร้างการแก้ไขจากจุดที่ไม่มีความขัดแย้งขึ้นมาก่อน 6. ซื่อสัตย์และเป็นห่วงเป็นใย 7. คิดว่าสถานการณ์ผ่านพ้นไปแล้ว 8. กล่าวขอบคุณ 9. เลื่อนการกระทำใดๆออกไป 10. อ้างคำพูดตนเอง ยกเว้นการอ้างระเบียบนโยบายบริษัท 11. จดจ่อกับผลที่จะตามมา 12. เคารพเรื่องความลับส่วนตัว 13. แสดงออกถึงจรรยาบรรณ ความซื่อสัตย์ และความเป็นมนุษย์ 14. หนุนหลังลูกน้องเมื่อเขาเป็นฝ่ายถูก 15. กำหนดความรับผิดชอบต่อคนของเรา 16. เมื่อคุณจะแสดงอะไรออกไป แสดงด้วยความยุติธรรม 17. กำหนดวิธีที่จะหลีกเลี่ยงปัญหาเดิมในอนาคต 18. ให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรู้ว่าคุณจะทำอะไร 19. ช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องยังสามารถรักษาความเคารพตนเองไว้ได้ 20. จบเรื่องด้วยการหาข้อสรุปทางบวก

การให้การแนะแนวอาชีพ

A การประเมินตนเอง 1. กำหนดเป้าหมายหลักในอาชีพห้าประการ
• ความสำเร็จ • ความสามารถที่จะแข่งขัน • ชีวิตครอบครัว • มิตรภาพ • สุขภาพ • การพึ่งตนเอง • เวลาว่าง • เงิน • การพัฒนาตนเอง • อำนาจ • ความกดดัน • ชื่อเสียง • การได้รับการยอมรับ • ความรับผิดชอบ • ความมั่นคง • ความพึงพอใจตนเอง • การบริการ • การอยู่ในสังคม
2.กำหนดทักษะและความสามารถหลักห้าประการ การสื่อสาร การควบคุมสถานการณ์ การบริหารเวลา การดำเนินการ นิสัยแห่งความเป็นมืออาชีพและจรรยาบรรณ การเรียนรู้ รับใช้เป้าหมาย พึ่งตนเองและเชื่อมั่นตนเอง ตัดสินใจ กระตือรือล้น ไหวพริบเฉียบแหลมทางธุรกิจ ทักษะทางศิลป ทักษะทางวิเคราะห์ ความคิดสร้างสรรค์ เก่งตัวเลข ทักษะทางการศึกษา ทักษะและความสามารถในการบริหาร
3.บอกชื่องานที่คุณทำได้ดีที่สุด
• การแสวงหารายชื่อ • การหาผู้มุ่งหวังแปลกหน้า • การต่อรายชื่อลูกค้าทางโทรศัพท์ • การได้รายชื่อแนะนำ • การวิเคราะห์ผู้มุ่งหวัง • การปลุกความสนใจ • การค้นหาความจริง • การวิเคราะห์ข้อมูล • การพัฒนาวิธีแก้ปัญหา • การใช้คอมพิวเตอร์ • ประเมินทางเลือก • การนำเสนอ • การรักษาความเชื่อถือ • เป็นคนมีลำดับเหตุผล • จูงใจได้ • การอธิบายทางวิชาการเป็น • การตอบข้อโต้แย้ง • การใช้ภาพประกอบ • การจับสัญญาณซื้อ • การจูงใจคนอื่นให้กระทำ • การให้บริการ • การเป็นที่ปรึกษาของลูกค้า 4.บอกรางวัลที่คุณปรารถนามากที่สุด • รายได้สูงๆ • บัญชีค่าใช้จ่ายบริษัท • รถบริษัท • การศึกษาหรือการอบรม • วันหยุดพักผ่อน • ตำแหน่ง • โบนัส • เงินเกษียณ • ประกันส่วนตัวเต็มมูลค่า • โอกาสที่จะเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มคนสำคัญ • ห้องทำงานส่วนตัว • เลขาส่วนตัว • มีส่วนออกเสียงในเรื่องสำคัญ • เข้าประชุมสำคัญของบริษัท • ชนะการแข่งขัน • เป็นที่รู้จักว่าพึ่งได้และทำงานหนัก • ถูกเสนอให้เข้าชิงการแข่งขันใหม่ๆ • โอกาสที่จะได้เป็นผู้บริหารของบริษัท

B วัตถุประสงค์ในอาชีพ
1. ความฝันอะไรที่คุณจะนำมาเป็นแผนที่จะทำ
2. อะไรคือความสำเร็จในอาชีพที่คุณอยากบรรลุ
3. อะไรคือสิ่งที่คุณอยากเรียนรู้เพื่อทำได้ดีขึ้น
4. อะไรคือสิ่งที่คุณอยากจะทำแตกต่างออกไป
5. อะไรคือสิ่งที่คุณอยากจะหยุดทำ
6. อะไรคือสิ่งที่ทำให้คุณไม่มีความสุข

C
งานในอุดมคติ 1. จาก A,B อะไรคือลักษณะงานในอุดมคติของคุณ
2. งานอะไรที่ใกล้เคียงงานในอุดมคติของคุณที่สุด

D การได้มาซึ่งงานในอุดมคติ
1. ยอมรับความรับผิดชอบในการพัฒนาตนเอง
2. กำหนดว่าอะไรจำเป็นต้องพัฒนาเพื่อที่จะได้งานในอุดมคติของคุณ
3. กำหนดวัตถุประสงค์โดยใช้เวลาเต็มที่ในแต่ละขั้น
4. กำหนดว่าหนทางใดที่จะช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์
5. ทำตามแผนให้ถึงเป้าหมาย