จัดการลูกน้องให้มีความรับผิดชอบมากขึ้น ทำอย่างไร

จัดการลูกน้องให้มีความรับผิดชอบมากขึ้น ทำอย่างไร โดย อ.อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

Q : ผมมีปัญหาในเวลาที่สั่งงานลูกน้อง แต่ลูกน้องทำบ้าง ไม่ทำบ้าง หาช่องทางหลบหลีกงานบ้าง ไม่ค่อยมีความรับผิดชอบ ต้องคอยไปตาม ถึงจะได้งานอย่างที่ต้องการ บางครั้งไม่ว่างไปตาม ก็ทำให้งานล่าช้าและ เสียหาย จะมีวิธีจัดการ กับลูกน้องให้มีความรับผิดชอบในงาน มากขึ้นได้อย่างไรบ้างครับ
     
A : ก่อนสั่งยา อยากให้วินิจฉัยก่อนว่า ลูกน้องมีปัญหาอะไร ถึงได้เป็นแบบนี้ จากประสบการณ์ที่เคยเจอมา น่าจะพอแบ่งสาเหตุคร่าวๆ ได้ 5 อย่างด้วยกันคือ
     
1. ขาดความรู้ หรือมีความสามารถไม่ถึง ที่จะทำงานที่มอบหมายนี้ แต่อาจจะไม่กล้าบอก เลยพยายาม "งม" อยู่นาน ทำให้ไม่เสร็จตามเวลา ซึ่งอาจเป็นไปได้ ทั้งกรณีที่ขาดความรู้ความสามารถ ในงานที่มอบหมายครั้งนี้ หรือขาดความรู้ ความสามารถในงานอื่นๆ ที่มอบหมายไปก่อนหน้า จึงทำให้หมดเวลา ไปกับงานนั้นจนมีผลกระทบต่องานนี้
     
แนวทางการแก้ไข :
สละเวลาลงรายละเอียดสักนิด หลังจากสั่งงานแล้ว ลองสอบถามเพื่อทวนความเข้าใจและ ให้ลูกน้องบอกคร่าวๆ ถึงวิธีการที่จะไปดำเนินการต่อ นอกจากนั้น อาจหาทางแบ่งงานออกเป็นชิ้นเล็กๆ ให้ทยอยทำเป็นส่วนๆ แล้วเอามาส่งเป็นช่วงๆ อย่าปล่อยให้ทำจนเสร็จทั้งหมด แล้วค่อยกลับมา หากจำเป็น อาจยอมลงทุนเวลา สอนวิธีการทำงานใหม่อีกครั้ง หรือมอบหมายให้ใครสักคน ที่มีอาวุโสและ ประสบการณ์มากกว่า ช่วยสอน หรือดูแลเบื้องต้น ก่อนที่จะส่งมาให้คุณ
     
2. ขี้เกียจ เพราะหมดความสนใจในงานที่ทำ อาจรู้สึกว่า งานซ้ำซากน่าเบื่อ หรือเป็นงานที่ไม่ชอบไม่ถนัด ไม่ค่อยอยากทำ หรือกำลังมีความสนใจ เรื่องอื่นอยู่ จึงละเลยงานที่มอบหมายไปให้
     
แนวทางการแก้ไข :
ลองพยายามค้นหา สาเหตุที่แท้จริงก่อนว่า เป็นเพราะเหตุใด จึงทำให้หมดความสนใจ โดยอาจจะสอบถามจาก เจ้าตัวโดยตรง สอบถามจากเพื่อนๆ รอบข้าง หรือลองเฝ้าสังเกตพฤติกรรมบางอย่าง ด้วยตัวคุณเอง จากนั้นดูว่า จะทำอะไรได้บ้าง เพื่อแก้ หรือทุเลาปัญหานี้ เช่น พอจะโยกย้ายงานได้หรือไม่ หรืออาจมอบหมายงาน อย่างอื่นที่อยู่ในความสนใจ ให้ทำ โดยมีข้อแม้ว่า ต้องทำงานเดิมให้เสร็จด้วย หรือให้แรงจูงใจบางอย่าง เช่น หากทำงานเสร็จตรงเวลาทุกครั้ง จะพาไปเที่ยว เป็นต้น
     
3. เคยชินกับพฤติกรรม ในการตามงาน ของหัวหน้า จนกลายเป็นรู้สึกว่า หัวหน้าขี้บ่น แต่ไม่ถึงกับโหดร้าย ลงโทษจริงจัง
     
แนวทางการแก้ไข :
บางครั้งการให้โอกาส ก็ต้องมีขีดจำกัด การบ่นๆ ว่าๆ ไปเรื่อยๆ แต่ไม่ลงโทษจริงจัง จะทำให้ลูกน้องรู้สึกว่า "ไม่เป็นไร" เพราะฉะนั้น หากเหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้น ซ้ำแล้วซ้ำเล่า แต่ลูกน้องยังอยู่ได้เป็นปกติสุข ปัญหาคงอยู่ที่ ความเด็ดขาดและ เข้มงวดของคุณด้วย ลองทำใจให้กล้าๆ ตัดสินใจลงโทษอย่างจริงจัง สักครั้ง โดยอาจจะเริ่มต้นจาก ออกจดหมายเตือนอย่างเป็นทางการ ให้ลูกน้องเซ็นต์รับทราบและ บอกให้ชัดเจนว่า หากกระทำผิด ซ้ำเรื่องที่เตือนอีกครั้ง จะลงโทษขั้นเด็ดขาดทันที จากนั้นหากรู้สึกสงสาร ก็แอบเก็บจดหมายเตือนนั้นไว้ก่อน ยังไม่ต้องนำส่ง HR แล้วดูว่าพฤติกรรมเขา ดีขึ้นหรือไม่ หากไม่ดีขึ้น ก็ให้ส่งจดหมายนั้นให้ HR พร้อมทั้งดำเนินการลงโทษตามขั้นต่อไปทันที หากมีการกระทำ ความผิดซ้ำคำเตือนเดิม โดยให้ HR มามีส่วนรับรู้และช่วยสนับสนุนด้วย
     
4. ไม่เห็นด้วย กับงานที่สั่งให้ทำและต้องการแสดงออกว่า ไม่เห็นด้วย โดยการไม่ใส่ใจ ที่จะทำให้เสร็จตามเวลา ที่สำคัญคิดว่า หัวหน้าคงไม่กล้าทำอะไรรุนแรง หรืออาจเชื่อมั่นว่าตนเองมีแบค (Back - คนหนุนหลัง) ดีกว่าหัวหน้า จึงไม่กลัว
     
แนวทางการแก้ไข :
กรณีอย่างนี้ ดูเหมือนเป็นการประลองกำลัง ระหว่างคุณกับลูกน้อง โดยเขาอาจคิดว่า คุณไม่มีอำนาจและ ที่สำคัญนายใหญ่สนับสนุนเขามากกว่าคุณ หากเป็นเช่นนี้ หน้าที่ของคุณคือ หาโอกาสพูดคุยกับหัวหน้าใหญ่ เพื่อตกลงแนวทาง ในการบริหารจัดการ พนักงานคนนี้ ให้ชัดเจนและ เข้าใจตรงกัน คุณต้องแน่ใจว่า หัวหน้าใหญ่รับทราบเรื่องราวต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอและ สนับสนุนในสิ่งที่คุณตัดสินใจ รวมทั้งหากพนักงาน ข้ามไปคุยกับหัวหน้าใหญ่โดยตรง หัวหน้าต้องพูดเหมือนกับที่คุณพูด ทั้งนี้เพื่อทำให้ลูกน้องเห็นว่า "ไม่ว่าคุยกับคุณ หรือคุยกับนายใหญ่ ก็จะได้คำตอบเหมือนกัน"
     
5. ต้องการแสดงออก ถึงความท้าทาย ไม่เคารพและ ไม่เกรงกลัวหัวหน้า
     
แนวทางการแก้ไข :
ลักษณะอย่างนี้ คล้ายการประกาศศึก ของลูกน้องต่อคุณ หมายความว่าลูกน้องคนนี้พร้อม "ชน" ได้ตลอดเวลา หากเป็นเช่นนี้ ผมแนะนำให้เริ่มหาแนวร่วมและ แรงสนับสนุนก่อน ที่จะประกาศสงครามและ แนวร่วมที่ดีที่สุด คือหัวหน้าโดยตรงของคุณนั่นเอง เรื่องร้ายแรงอย่างนี้ ไม่ควรต่อสู้โดยลำพัง แนะนำให้ปรึกษาหัวหน้าและ หน่วยงาน HR เพื่อหาทางรับมือ หรือหาแนวทางการแก้ปัญหา ที่สำคัญหากมีอะไรเกิดขึ้น สิ่งสำคัญที่ต้องท่องจำให้ขึ้นใจ คือ "อย่าทะเลาะกับลูกน้อง" เพราะคนที่ดูไม่ดีคือ ผู้ใหญ่อย่างคุณ ไม่ใช่เด็กอย่างลูกน้อง ในทางกลับกัน ก็อย่าปล่อยไว้ โดยไม่ดำเนินการอะไร เพียงเพราะเชื่อว่า "เวลา" อาจจะช่วยแก้ หรือทุเลาปัญหาลงไปได้ นอกจากนี้ หากพิจารณาแล้วเหมาะสม อาจหาโอกาสพูดคุย กับลูกน้องคนนี้อย่างเปิดอก หาทางปรับความเข้าใจและ แนวทางในการทำงานร่วมกัน บางครั้งการพูดจากันอย่างตรงไปตรงมา โดยไม่ใช้อารมณ์ ก็เป็นหนทาง ในการแก้ปัญหาที่ดีวิธีหนึ่ง