ลูกน้องไม่ทำงาน จัดการอย่างไร

“ถ้าเขาไม่ทำ ฉันทำเอง”
เกือบ 90% ของเจ้าของธุรกิจหรือหัวหน้าแผนกโดยเฉพาะในธุรกิจเล็กๆ ที่ต้องรับหน้าที่อื่นๆ ไปด้วยนั้นมักมีปัญหากับการสั่งงานแต่กลับไม่ได้งานอยู่บ่อยๆ แต่พอเราลงมือทำเองงานเหล่านั้นก็ดูจะคืบหน้าไปได้เรื่อยๆ

เป็นไปได้ไหมว่างานที่งานที่เราให้ไปก็อาจมี มีอยู่ 3 เรื่องนี้
ขอบเขตกว้างเกินไป?
ผ่อนเวลามากเกินไป?
เราให้สิ่งที่เป็นไปไม่ได้มากเกินไปในสายตาของเขา?

ขอบเขตกว้างเกินไป
ปัญหาหนึ่งของลูกน้องคือไม่มีวันรู้เท่าทันหัวหน้าในทุกสิ่ง ไม่ว่าจะทำอย่างไรก็ตาม เพราะบางครั้งสิ่งที่ซ่อนอยู่ในความรู้สึกนึกคิดของผู้บริหารนั้นเป็นไปได้ตั้งแต่กลยุทธ์ลับสุดยอดที่ต้องเก็บเงียบไว้ก่อน เพื่อใช้ต่อกรกับคู่แข่งทางธุรกิจ หรือเป็นการทดลองแนวคิดใหม่ซึ่งยังไม่รู้ผลเพื่อหวังจะผ่าทางตัน หรือแม้แต่กระบวนการลองผิดลองถูกที่กำลังวิเคราะห์สังเคราะห์อยู่ ฯลฯ การจ่ายงานย่อยที่ต้องรวมอยู่ในวิสัยทัศน์เหล่านี้นั้นเป็นเรื่องยุ่งยากหากบางทีเราเองก็พบว่า เราไม่สามารถเล่าภาพรวมทุกอย่างให้เขาฟังได้หมด นั่นคือสาเหตุที่หลายครั้งลูกทีมของเราเองก็จำเป็นจะต้องว่ายวนหรือหาข้อมูลซ้ำกับเราอยู่นานทีเดียว กว่าจะเริ่มต้นเข้าใจว่าอะไรเป็นอะไร และบ่อยครั้งการว่ายวนมันก็น่าง่วงเหงาหาวนอนมากทีเดียว

คำแนะนำหนึ่งที่เป็นไปได้ คือ ให้ลูกทีมของเราได้อยู่กับสิ่งที่เขาจะต้องช่วยงานเราตั้งแต่ต้น ซึ่งจะกลายเป็นวิธีเพิ่มความเข้าใจให้กับลูกทีมครั้งละเล็กละน้อยไปในตัว ภายใต้หลักความเชื่อที่ว่าลูกทีมที่ดีนั้นจะมีความคิดสร้างสรรค์เองได้หากเขาเข้าใจว่าอะไรเป็นอะไร นั่นแปลว่าเราจะสามารถได้คนที่เข้าใจในเนื้องานและสามารถริเริ่มหรือผลักดันงานเพิ่มได้อีกหนึ่งคนเพราะความรู้สึกผูกพันกับงาน ไม่ใช่ผูกพันกับการทำตามคำสั่งแต่เพียงอย่างเดียว ส่วนอีกทางหนึ่งที่คุณอาจลองดูได้ นั่นคือการให้เวลากับการอธิบายที่มาที่ไปของสิ่งที่มอบหมายให้ไปทำให้มากขึ้น ว่าเริ่มต้นมาจากสาเหตุใด และคาดหวังจะเห็นความคืบหน้าแค่ไหนจากผลงานเหล่านี้

ผ่อนเวลาให้มากเกินไป
เดดไลน์เป็นสิ่งจำเป็นเพราะทุกงานจำเป็นจะต้องมีจุดสิ้นสุดของมัน ไม่ว่าจะด้วยเนื้อหาของงานหรือวาระอันเหมาะเมื่อควรหยุดหรือเสร็จงานก็ตามที

การสั่งงานใดๆ โดยไม่มีกำหนดเสร็จนั้นไม่ควรอนุญาตให้เกิดขึ้น หรืออีกนัยหนึ่งเราควรทำให้การกำหนดเส้นตายในการทำงานให้เสร็จนั้นเกิดขึ้นจนเป็นวัฒนธรรมองค์กรที่ควรเรียนรู้ได้ด้วยตัวเองตั้งแต่ต้นจะเป็นการดีที่สุด การฝึกให้ลูกน้องหรือแม้แต่ตัวเราเองใส่ใจในการทำทุกอย่างให้เสร็จตามกำหนดงานแบบสั้นๆ ก่อนนั้นเป็นสิ่งที่ควรเริ่มฝึกให้เป็นนิสัย แล้วจึงค่อยพัฒนาเกิดเป็นการรายงานความคืบหน้าสำหรับงานที่มีกำหนดเสร็จระยะยาวต่อไป

เป้าหมายเป็นไปไม่ได้มากเกินไป
การกำหนดเป้าอันสูงส่งนั้นทำให้คนที่ต้องปฏิบัติตามคิดไปได้สองทางในเวลาเดียวกัน คือ "ช่างเป็นเป้าหมายที่ท้าทายเสียจริง" หรือ "ช่างเป็นเป้าหมายที่เกินเอื้อมเสียเหลือเกิน"

การตั้งเป้าหมายให้ท้าทายแรงกำลังหรือความสามารถของตัวเรานั้นมักเกิดกับบรรดาผู้บริหาร การฝันให้ไกลและไปให้ถึงนั้นเป็นพลังอันยิ่งใหญ่ที่จะฉุดองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้า แต่เราเคยสงสัยไหมว่าทำไมเวลานำเป้าหรือวิสัยทัศน์อันสูงส่งเหล่านั้นไปวางไว้ในมือของหัวหน้างานหรือพนักงานแล้ว ทำไมจึงได้รับเสียงสะท้อนกลับมาเป็นความสงสัยมากกว่าจะเป็นแรงฮึดสู้แทน?

ความไม่รู้เป็นชนวนสำคัญ ลูกทีมของเราไม่มีวันรู้ความสามารถในการทำเงินของบริษัทว่าเราไปรอดแน่ถ้าฮึดสู้ ถ้านั่นเป็นความลับที่มีแต่ผู้บริหารเท่านั้นที่รู้ได้ ลูกทีมไม่มีวันคาดหวังความร่วมมือจากทีมข้างเคียงที่จะช่วยสานฝันให้เดิมพันที่ผู้บริหารตัดสินใจจะมุ่งไปนั้นเกิดขึ้นได้หากไม่มีคำสั่งใดๆ กำกับไว้เลยว่าต้องทำงานร่วมกันในมุมไหนบ้าง และอะไรจะเกิดขึ้นจากความร่วมมือนั้น สิ่งเหล่านี้เป็นปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่กลายเป็นจุดสะดุดที่ทำให้ลูกทีมอาจมองว่าเรื่องบางอย่างนั้นก็เป็นไปไม่ได้หรอก ทั้งที่จริงๆ เป็นแค่การมองไม่เห็นความเป็นไปได้เท่ากับผู้บริหารซึ่งเชื่อมั่นหรือรู้ศักยภาพขององค์กรเป็นอย่างดีอยู่ฝ่ายเดียวเท่านั้นเอง

จัดการคนในธุรกิจเล็กๆ
บางคนบอกว่าการทำหน้าที่แทนคนอื่นหลายๆ อย่างจริงๆ ก็ไม่ใช่เรื่องใหญ่และทำคนเดียวก็ไม่มีปัญหาอะไรด้วย แต่เราอยากบอกว่าการเปิดโอกาสให้คนอื่นรับหน้าที่ของตนเองไปนั้นเป็นประโยชน์ต่อการเติบโตของทีมมากกว่า และเป็นการทำให้เรามีเวลาทำงานในส่วนบริหารของเรา นั่นคือการมองภาพมุมกว้างในธุรกิจของตัวเองได้ดีขึ้น รู้ถึงแง่มุมในหน้าที่ต่างๆ ว่าขาดอะไรไปบ้าง และสุดท้ายยังทำให้เราพอมีเวลาพักผ่อนได้บ้างอีกด้วย

ดังนั้นเราควรจะปรับแนวคิดใหม่เป็น “ถ้าเขาไม่ทำ? ฉันจะลงมือถ้าจำเป็น” น่าจะดีกว่า ลองดูตัวอย่างนี้ดูว่าทำไมเราจึงควรทำเช่นนั้น

ถ้าคอมพิวเตอร์เราเสีย เราก็คงไม่กลับไปใช้ปากกากับดินสอแทนจริงไหม? แต่เราคงจะทำตามนี้:

ทดลองแก้ไขขั้นพื้นฐานด้วยตนเองก่อน
โทรเรียกช่างเทคนิคมาช่วยแก้ปัญหา
ซื้อเครื่องคอมใหม่มาใช้แทน
ซึ่งถ้าเปรียบเทียบเหตุการณ์นี้กับคนในทีมเรา ก็ควรจะทำแบบเดียวกัน:

ลองคุยกับคนในทีมดูก่อนว่าพอจะแก้ไขอะไรได้บ้าง
ลองให้ผู้เชียวชาญจากทีมอื่นๆ มาช่วยแก้และดูผลตอบรับ
ถ้าวิธีที่ผ่านยังช่วยแก้ปัญหาไม่ได้ ก็ได้เวลายกเครื่องใหม่แล้ว เพราะมันแสดงให้เห็นว่าคนในตำแหน่งนั้นๆ ของเราคงไม่เหมาะหรือไม่มีประสิทธิภาพพอสำหรับหน้าที่นี้แล้วล่ะ
แต่ก่อนหน้าจะทำแบบนั้น เราควรลองเช็คดูก่อนว่าอะไรคือสาเหตุที่ทำให้เราต้องมานั่งทำเองอยู่ตลอดด้วย 3 ข้อแนะนำดังนี้

1.ขอบเขตงานชัดเจน
ทุกๆ คนในทีมต้องมีหน้าที่ที่ชัดเจนว่าต้องรับผิดชอบอะไร กำหนดให้ชัดเจนว่าตำแหน่งที่เลือกมานั้นต้องทำหน้าที่อะไรบ้างและคาดหวังผลที่ออกมากับหน้าที่นั้นๆ อย่างไร ก่อนที่จะเลือกคนให้เหมาะสมกับตำแหน่งนั้น

2.มีเป้าหมายที่ชัดเจน
การเลือกคนในทีมนั้น นอกจากจะดูจากความสามารถและความเหมาะสมกับตำแหน่งงานแล้ว เราควรจะเลือกคนในทีมที่มีความมุ่งมั่นและลักษณะไปในทางเดียวกันจะช่วยให้การทำงานในทีมดำเนินไปอย่างราบรื่นมากขึ้น

3.วัดที่ผลงานชัดเจน
หาวิธีที่จะวัดค่าผลของงานให้ได้ว่าทีมของเรานั้นไปถึงเป้าหมายเท่าไร ด้วยวิธีนี้จะทำให้เราควบคุมงานในองค์กรได้ง่ายขึ้นและยังทำให้เราได้ระลึกถึงคุณค่าของธุรกิจของเราเองอยู่เสมอ (หลายครั้งหมายถึงกำหนดเสร็จงานหรือเดดไลน์)

แต่หากสาเหตุของการที่เราต้องทำงานเองนั้นเราค้นพบในที่สุดว่าหมายถึงการมีคนในทีมไม่พอจริงๆ มากกว่า เราควรแก้ปัญหาด้วยการจ้างงานจะดีกว่า โดยเริ่มพิจารณาว่าการจ้างคนเพิ่มว่าเรากำลังต้องการคนมาช่วยเราทำอะไร? และคนที่เรารับเข้ามานั้นมีความเหมาะสมที่จะช่วยผลักดันให้สิ่งต่างๆ ในองค์กรนั้นไปถึงจุดหมายที่เราต้องการได้อย่างไร? และนำเขาเข้าสู่การวัดผลเมื่อทำงานอย่างเป็นรูปธรรม (ซึ่งสิ่งนี้จะนำความสบายใจไปสู่ผู้ปฏิบัติงานด้วย) เมื่อเราทำได้ทุกอย่างตามนี้แล้วเราจะพบว่าเราไม่ต้องลงแรงไปกับงานทุกๆ อย่างด้วยตัวคนเดียวอีกต่อไป