ความเป็นผู้นำ การบริหารจัดการ โครงสร้างงาน ต้นเหตุสร้างปัญหาองค์กร

ความเป็นผู้นำ การบริหารจัดการ โครงสร้างงาน ต้นเหตุสร้างปัญหาองค์กร
ปัญหาขององค์กรเกิดจากปัจจัยภายนอกซึ่งยากต่อการควบคุม และจากปัจจัยภายในองค์กรซึ่งสามารถควบคุมได้

บริษัท เฮย์กรุ๊ป ซึ่งเป็นบริษัทที่ปรึกษาด้านการบริหารองค์กรระดับโลก เผยว่าสาเหตุหลักของผลการปฏิบัติงานที่ไม่เป็นไปตามเป้าหมายมักเป็นผลจาก 3 ปัจจัยพื้นฐาน ได้แก่
1. ความเป็นผู้นำ
2. ระบบการจัดการผลการปฏิบัติงาน
3. โครงสร้างของงานและองค์กร
โดยผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อทั้งสามปัจจัยนี้มีการทำงานร่วมกันอย่างสอดคล้อง จากผลการศึกษาและประสบการณ์ของเฮย์กรุ๊ป ได้เผยถึงหลักการพื้นฐาน 6 ประการ ซึ่งจะช่วยประสานการทำงานระหว่าง ตำแหน่งงาน กระบวนการ และบุคลากร รวมไปถึงช่วยพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร
     
หลักการที่ 1: ให้ความสำคัญกับคุณค่าของงาน
แม้คำกล่าวที่ว่า ‘โครงสร้างองค์กรควรถูกออกแบบโดยพิจารณาจากกลยุทธ์ทางธุรกิจขององค์กรเป็นสำคัญ’ จะเคยถูกพูดถึงมาแล้วหลายครั้ง แต่สิ่งนี้ก็ควรค่าแก่การย้ำเตือน โดยในขั้นแรกนั้นองค์กรจะต้องเข้าใจก่อนว่างานใดและความรู้ความสามารถด้านไหนที่จำเป็นต่อการทำให้กลยุทธ์ขององค์กรบรรลุผล รวมถึงสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจให้กับองค์กร ข้อมูลนี้จะช่วยให้องค์กรตัดสินใจได้ว่าธุรกิจหรืองานใดที่ควรถูกพัฒนาขึ้นภายในองค์กร และธุรกิจหรืองานใดที่ควรจ้างคนภายนอกทำ เมื่อหาคำตอบตรงส่วนนี้ได้แล้ว ความท้าทายต่อไปคือจะจัดโครงสร้างองค์กรอย่างไรให้เกิดความสอดคล้องกันระหว่างงาน หน้าที่ความรับผิดชอบ และธุรกิจเพื่อให้กลยุทธ์ขององค์กรนั้นสำเร็จตามเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด
     
งานทุกงานต้องมีความหมายและมีคุณค่ากับองค์กร กล่าวอีกนัยหนึ่งคือทุกๆงานที่องค์กรสร้างขึ้นควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เฉพาะเจาะจง และเป็นประโยชน์กับองค์กร นอกจากนี้ผู้บริหารในแต่ละระดับควรให้การสนับสนุนเพื่อส่งเสริมคุณค่าของแต่ละงานในการนำกลยุทธ์ขององค์กรไปปฏิบัติในองค์รวม

หลักการที่ 2: เข้าใจบทบาทในการทำงานร่วมกันอย่างชัดเจน
      บ่อยครั้งที่การทำงานในองค์กรต้องอาศัยการติดต่อและความร่วมมือข้ามสายงาน ซึ่งการจะทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพได้นั้น งานและกระบวนการทำงานจะต้องถูกออกแบบเพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์ของแต่ละบทบาทหน้าที่ที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม โดยความสัมพันธ์ดังกล่าวควรจะมีความชัดเจนและเชื่อมโยงกันทั้งองค์กร ปัจจัยหลักที่ต้องคำนึงถึงคือการไม่มีช่องว่างและความซ้ำซ้อนระหว่างงาน เมื่อใดที่เกิดช่องว่างระหว่างงาน การทำงานอาจเป็นไปอย่างล่าช้า ให้ผลที่ไม่น่าพอใจหรืออาจไม่สำเร็จตามเป้าที่ตั้งไว้
      ขณะที่ความซ้ำซ้อนของงานจะก่อให้เกิดความสับสนและอาจนำไปสู่การปะทะกันระหว่างกลุ่ม อีกสิ่งหนึ่งที่มักถูกมองข้ามในการออกแบบองค์กรคือบทบาทหน้าที่ของแต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้องตลอดกระบวนการทำงาน หากบทบาทหน้าที่และความสัมพันธ์ในการทำงานของแต่ละหน่วยงานไม่ชัดเจนและไม่สอดคล้องกัน อาจก่อให้เกิดความสับสนและความไม่ร่วมมือขึ้นได้ สิ่งนี้ถือเป็นประเด็นในเรื่องของการออกแบบงานและเป็นความท้าทายของผู้บริหารที่ต้องทำให้ทุกคนเข้าใจว่างานของตนมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดตรงที่ใด
     
หลักการที่ 3: งานต้องปฏิบัติได้จริง
      สิ่งที่สำคัญในการออกแบบงานคือต้องมั่นใจว่าบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละงานนั้นมีความเหมาะสมและสามารถปฏิบัติได้ งานควรถูกออกแบบโดยคำนึงถึงความต้องการขององค์กรเป็นหลัก ไม่ใช่คำนึงถึงความสามารถของพนักงานในตำแหน่งนั้นเป็นสำคัญ แม้ในบางสถานการณ์การออกแบบงานตามความสามารถของพนักงานอาจจะใช้ได้ดี แต่ความเสี่ยงคือหากมองถึงภาพรวมขององค์กรแล้วงานที่ถูกออกแบบโดยพิจารณาจากความสามารถของพนักงานเหล่านี้อาจขาดความสอดคล้องเชื่อมโยงกัน และอะไรจะเกิดขึ้นเมื่อพนักงานคนนั้นลาออกจากองค์กรไป

        ทักษะ ประสบการณ์ และความสามารถในการแก้ไขปัญหา เช่น หากพนักงานที่อยู่ในตำแหน่งงานระดับไม่สูงนัก มีทักษะและประสบการณ์น้อยถูกมอบหมายงานที่มีความรับผิดชอบสูงเกินไป พวกเขาก็จะเครียดและไม่สามารถทำงานนั้นได้ ในทางกลับกัน หากพนักงานตำแหน่งสูงที่มีทักษะและประสบการณ์มากถูกมอบหมายงานที่มีความรับผิดชอบน้อยเกินไป พวกเขาก็อาจจะเบื่อและองค์กรเองก็จะได้รับผลตอบแทนที่ไม่คุ้มค่ากับสิ่งที่ลงทุนไป
      ปริมาณความรับผิดชอบของงานที่เหมาะสมก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญหลักที่ควรคำนึงถึง การให้งานในปริมาณที่มากเกินไปหรือให้ทำในสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน อาจก่อให้เกิดความสับสน การขาดสมาธิ และการทำงานที่ไม่เต็มประสิทธิภาพ สัญญาณหนึ่งที่บ่งชี้ว่าพนักงานได้รับปริมาณงานที่ไม่เหมาะสมคือ พนักงานทำงานที่ควรทำระหว่างวันในช่วงเวลากลางคืนเพราะต้องเข้าประชุมทั้งวันในตอนกลางวัน
      นอกจากนี้การออกแบบงานควรพิจารณาถึงความสอดคล้องระหว่างหน้าที่ความรับผิดชอบของงานและแรงจูงใจในการทำงานของผู้ดำรงตำแหน่ง หากเราให้พนักงานขายไปทำงานธุรการแทนที่จะให้ไปพบปะพูดคุยกับลูกค้า ก็อาจทำให้พนักงานรู้สึกอึดอัด ไม่พอใจในการทำงาน และอาจพิจารณาเปลี่ยนงานในที่สุด

หลักการที่ 4: อำนาจการตัดสินใจต้องเหมาะสม
      งานที่ถูกออกแบบมาอย่างดีจะต้องมีการกำหนดอำนาจตัดสินใจที่ชัดเจนและมีความเหมาะสมกับความรับผิดชอบนั้นๆ หากขาดอำนาจการตัดสินใจที่เหมาะสม พนักงานจะไม่สามารถปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมาย เมื่อขอบเขตของการตัดสินใจไม่ชัดเจน หรือผู้จัดการและพนักงานได้รับข้อมูลที่สับสน พวกเขาก็จะไม่กล้าเสี่ยงที่จะตัดสินใจ และเช่นเดียวกันกับหน้าที่ความรับผิดชอบของงาน อำนาจการตัดสินใจควรมีความสอดคล้องกันทั้งภายในหน่วยงานเดียวกันและข้ามหน่วยงาน เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่มีช่องว่างและความซ้ำซ้อนในอำนาจการตัดสินใจเกิดขึ้นในองค์กร

หลักการที่ 5: มีความชัดเจนในความรับผิดชอบร่วมกัน
      แต่ละงานมีความเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจได้ในหลายรูปแบบ เช่น การให้ข้อมูลเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ การตัดสินใจเพียงผู้เดียวหรือการตัดสินใจร่วมกัน ความรับผิดชอบร่วมกันจะมีประสิทธิภาพก็ต่อเมื่อมีการกำหนดความรับผิดชอบของแต่ละฝ่ายไว้อย่างชัดเจนและจำกัดอยู่ในวงเพียงไม่กี่คนเท่านั้น เมื่อต้องตัดสินใจร่วมกันสองฝ่าย ทั้งสองฝ่ายนั้นจะต้องร่วมกันรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น หากร่วมกันตัดสินใจมากกว่าสองฝ่าย นอกจากจะต้องมีการกำหนดความรับผิดชอบที่ชัดเจนแล้ว ยังต้องมีการกำหนดผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจเด็ดขาดซึ่งเป็นผู้ที่อยู่ในระดับที่สูงกว่าที่จะสามารถระงับข้อพิพาทได้อย่างรวดเร็วและเด็ดขาด หากไม่มีผู้มีอำนาจการตัดสินใจที่อยู่ในระดับสูงกว่าแล้ว การตัดสินใจที่ไม่ลงรอยกันหรือความขัดแย้งทางธุรกิจอาจนำไปสู่การมีปัญหาต่อเนื่องในทางส่วนตัวได้
     
หลักการที่ 6: ทีมงานต้องมีความรับผิดชอบเช่นกัน
      จากผลการศึกษาของเฮย์กรุ๊ปร่วมกับมหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด ศาสตราจารย์ริชาร์ด แฮคแมน ชี้ให้เห็นว่าทีมงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดคือทีมงานที่มีความชัดเจนในวัตถุประสงค์และบทบาทของทีม ตลอดจนผลที่คาดว่าจะได้รับตามหน้าที่และความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคน จุดมุ่งหมายหลักของทีมคือการสร้างคุณค่าที่มากกว่าแค่ผลรวมของความรับผิดชอบของสมาชิกในทีม ซึ่งการที่จะทำจุดมุ่งหมายนี้ให้สำเร็จ ต้องมีการออกแบบขอบเขตงานของทีมที่มีความเหมาะสมและปฏิบัติได้ นอกจากนี้การทำงานเป็นทีมจำเป็นต้องเอาชนะปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อบรรลุเป้าหมายโดยรวม ทั้งนี้ทีมงานขององค์กรที่ประกอบด้วยสมาชิกจากหลายสายงานควรมีเป้าหมายและตัวชี้วัดที่มุ่งเน้นถึงผลลัพธ์ของทีมเป็นหลัก

หลักการพื้นฐานทั้ง 6 ประการนี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับการปรับโครงสร้างองค์กรได้ทุกขนาดและทุกรูปแบบ หลักการเหล่านี้จะช่วยให้เข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นๆ จะมีผลกระทบอย่างไรต่องานและกระบวนการต่างๆ ในองค์กร เพื่อให้มั่นใจว่าการแก้ไขปัญหาอย่างหนึ่งจะไม่ก่อให้เกิดปัญหาอีกอย่างหนึ่งตามมา